Tòa soạn thời giãn cách xã hội

Đại dịch Covid-19 xảy ra trong những năm 2020-2022 rõ ràng là thách thức chưa từng có trên thế giới nhưng đồng thời cũng mở ra những cơ hội để mỗi cơ quan, đơn vị cho đến mỗi người tự thay đổi để thích ứng với xu thế mới.

Đại dịch Covid-19 xảy ra trong những năm 2020-2022 rõ ràng là thách thức chưa từng có trên thế giới nhưng đồng thời cũng mở ra những cơ hội để mỗi cơ quan, đơn vị cho đến mỗi người tự thay đổi để thích ứng với xu thế mới.

Thư ký Tòa soạn Báo Đồng Nai Phạm Thái Thuận (thứ 2 từ trái sang) thảo luận nội dung với các biên tập viên trong ngày trực báo. Ảnh: Huy Anh

Trong hoàn cảnh “cái khó ló cái khôn” ở đợt dịch Covid-19 lần thứ 4, diễn ra cao điểm từ tháng 5 đến tháng 9-2021, Tòa soạn Báo Đồng Nai đã từng bước hoàn thiện quy trình tòa soạn không giấy một cách nhịp nhàng, chuyên nghiệp, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ chính trị diễn ra xuyên suốt, đạt yêu cầu.

* Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình xuất bản báo chí

Thực tế, không phải đến đợt dịch Covid-19 lần thứ 4 thì Tòa soạn Báo Đồng Nai mới quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình xuất bản báo chí mà trước đó gần 30 năm, vào những năm 1992, Tòa soạn Báo Đồng Nai là một trong những tòa soạn tiên phong ở khu vực báo Đảng địa phương của miền Nam chuyển đổi từ kiểu trình bày trang báo thủ công sang trình bày, dàn trang các sản phẩm báo chí trên hệ thống phần mềm máy tính, góp phần đưa hình thức tờ báo trở nên hiện đại, trang nhã. Nhiều báo Đảng địa phương trong cả nước thành lập đoàn đến học tập kinh nghiệm mô hình này của Báo Đồng Nai.

Dù vậy, trong quy trình sản xuất tờ báo suốt nhiều năm liền, các khâu biên tập, duyệt trang của các ban chuyên môn, Tòa soạn và Ban biên tập vẫn diễn ra phần nhiều trên các bản in bông với nhân sự không thể thiếu là bộ phận nhập liệu, sửa morasse.

Nếu làm một phép tính đơn giản, mỗi trang báo có ít nhất 5 bản bông thì Báo Đồng Nai khi ấy với 16 trang nội dung, sẽ có ít nhất 80 trang giấy A3 trong một số báo. Đó là chưa kể có những số báo tăng trang, những trang báo phải biên tập nhiều…

Còn nhớ thời ấy, Tòa soạn có một tủ lưu trữ các bản bông xuất bản báo dành để lưu trữ, rà soát, kiểm tra quy trình xuất bản mỗi số báo của Tòa soạn. Những số báo nối tiếp nhau, bản bông ngày một nhiều nhưng phải đến vài năm sau, theo quy định của cơ quan, mới tiến hành thanh lý các bản bông ấy.

Thực tế trước đó, trong các đợt dịch Covid-19 lần thứ 1, thứ 2, thứ 3, một vài thành viên của Tòa soạn thuộc diện F2, theo quy định của ngành Y tế, phải tiến hành cách ly dài ngày nên ở một số khâu, một số thời điểm, quy trình làm báo có tiến hành làm báo trực tuyến. Tuy nhiên, để triển khai tòa soạn trực tuyến một cách toàn diện, cả một kíp trực báo, liên tục suốt nhiều số báo liền thì chỉ mới bắt đầu từ đợt dịch Covid-19 lần thứ 4.

* Mô hình tòa soạn online - vừa làm vừa hoàn thiện quy trình

Dịch bệnh Covid-19 bùng phát đã đẩy hoạt động của các tổ chức, đơn vị và mỗi cá nhân vào hoàn cảnh bất ngờ, chưa từng có tiền lệ. Do đó, khi có Chỉ thị của chính quyền địa phương quy định cách ly toàn xã hội để phòng, chống dịch, cao điểm là người cách ly với người, nhà cách ly với nhà, khu phố cách ly với khu phố, địa phương cách ly với địa phương, thành viên của Tòa soạn vừa lo lắng cho cuộc sống gia đình, vừa gấp rút chuẩn bị trang thiết bị phục vụ công việc, nên ban đầu quy trình xuất bản chưa có sự chuẩn bị, họp bàn kỹ lưỡng.

Dù vậy, với tinh thần trách nhiệm và vượt khó, bằng các trang thiết bị có kết nối mạng internet sẵn có tại gia đình, mỗi thành viên trong Tòa soạn báo đều cố gắng làm tròn vai trò, nhiệm vụ của mình, góp phần đưa mỗi ấn phẩm báo chí xuất bản đúng tiến độ, thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan.

Theo đó, Thư ký tòa soạn vốn dĩ đóng vai trò trung tâm thông tin, kết nối guồng máy và phân công, điều phối công việc của mỗi thành viên Tòa soạn trong điều kiện bình thường thì lúc này, trong điều kiện dịch bệnh, vai trò quan trọng này càng được phát huy, qua đó kết nối các vị trí trong quy trình xuất bản báo. Trong đợt này, quy trình biên tập các khâu hoàn toàn diễn ra trên máy tính, biên tập viên chính là người tiếp cận các trang do ban chuyên môn chuyển lên, sau đó Thư ký tòa soạn duyệt trang, chuyển sang nhân viên sửa morasse dò lỗi kỹ thuật và Ban biên tập duyệt trang cuối cùng.

2 quyển tập hợp các số Báo Đồng Nai tuyên truyền cao điểm phòng, chống dịch bệnh Covid-19 trưng bày tại Bảo tàng Đồng Nai. Ảnh: Lâm Viên

Ngoài ra, do làm việc qua email và mạng xã hội Zalo là chính, không thông qua hệ thống mạng nội bộ cơ quan nên hình thức giao các trang cũng phải nghiên cứu để đảm bảo hiệu quả, đơn giản, thống nhất cho tất cả thành viên cùng thực hiện. Như vậy, một trang được giao hoàn chỉnh bao gồm: ngoài tất cả tin, bài, chú thích ảnh kèm theo, các chuyên mục nhất định, còn phải kèm theo các thông tin liên quan nhưng không kém phần quan trọng, được in màu mực nổi bật để người tiếp nhận văn bản tiếp theo sẽ lưu ý như: tên chuyên trang, lưu ý cách bố trí tin, ảnh, box trong trang, phần chờ bổ sung…

Do làm theo quy trình nên mỗi khâu đều phải đảm bảo thời gian xử lý và chuyển trang. Thời gian đầu, Tòa soạn không giấy gặp trục trặc, nhất là việc thông tin trao đổi trực tuyến không được thuận lợi như khi làm việc trực tiếp, cùng ngồi làm việc tại cơ quan; ảnh hưởng đường truyền, thiết bị máy móc của một số thành viên không thông suốt… Nhưng qua từng số báo, các thành viên trong Phòng Tòa soạn đã thích ứng với hoàn cảnh, sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ làm báo online một cách thuần thục.

* Thay đổi quan trọng nhất vẫn là ở khâu nhân sự

Để mô hình Tòa soạn không giấy triển khai thành công, không thể không nói đến việc thông tin kết nối công việc giữa cán bộ chủ chốt và Ban biên tập. Thời điểm dịch bệnh Covid-19 bùng phát mạnh, do không thể gặp nhau trực tiếp để họp triển khai công việc, Báo Đồng Nai tổ chức các nhóm họp trực tuyến. Thời điểm này, báo cũng tổ chức lập nhiều nhóm khác nhau trên nền tảng mạng xã hội để phục vụ công việc.

Giờ đây, dịch bệnh Covid-19 đã được kiểm soát, mọi người đều có thể đến cơ quan làm việc theo guồng bình thường. Dù vậy, trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay và với những tiện ích từ mô hình Tòa soạn không giấy đem lại, Báo Đồng Nai tiếp tục duy trì và điều chỉnh cho mô hình này ngày càng trở nên phù hợp, ưu việt, góp phần phục vụ hiệu quả công việc của một tòa soạn báo hiện đại trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ.

Lâm Viên