Văn phòng Tỉnh ủy ứng dụng phần mềm vào quản lý hành chính

Từ đầu năm 2022 đến nay, Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm quản lý hành chính. Phần mềm này giúp đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về thu thập, lưu trữ, tra cứu thông tin, đặc biệt là công tác tổ chức cán bộ…

Từ đầu năm 2022 đến nay, Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm quản lý hành chính. Phần mềm này giúp đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về thu thập, lưu trữ, tra cứu thông tin, đặc biệt là công tác tổ chức cán bộ…

Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Hành chính - quản trị (Văn phòng Tỉnh ủy) rà soát, tra cứu dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm quản lý hành chính. Ảnh: H.Quân

Phần mềm cũng góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan Đảng, phù hợp với chương trình chuyển đổi số quốc gia nói chung và ở Tỉnh ủy nói riêng. Đồng thời, hỗ trợ tích cực, hiệu quả tham mưu, thông tin, phục vụ và công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong cơ quan Đảng.

* Tích hợp quản lý dữ liệu trên nhiều module

Xuất phát từ thực tiễn công việc, cũng như định hướng của Văn phòng Tỉnh ủy trong đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động, ý tưởng xây dựng hệ thống phần mềm quản lý hành chính được đưa ra từ tháng 8-2021. Quá trình phát triển phần mềm, Văn phòng Tỉnh ủy đã phối hợp chặt chẽ với Sở KH-CN để xây dựng các tính năng phù hợp với quy trình, hoạt động của công tác Đảng, đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống phần mềm này.

Giám đốc Trung tâm KH-CN (Sở KH-CN) Nguyễn Văn Viện cho biết, Trung tâm vinh dự được Tỉnh ủy lựa chọn để triển khai phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ tại Văn phòng Tỉnh ủy. Với hệ thống phần mềm này, Trung tâm đã bố trí đội ngũ nhân sự nghiên cứu, xây dựng phần mềm phù hợp với những yêu cầu khắt khe, tính chất đặc thù về công tác quản lý hồ sơ của Văn phòng Tỉnh ủy. Trong đó, phần mềm tập trung xây dựng những module (trường dữ liệu) đáp ứng được yêu cầu quản lý của Văn phòng Tỉnh ủy, đặc biệt liên quan đến công tác quản lý về cán bộ, hồ sơ cán bộ và công tác thi đua - khen thưởng… của Văn phòng Tỉnh ủy một cách hiệu quả, nhanh chóng và bảo đảm an toàn bảo mật thông tin.

Phần mềm chính thức được bàn giao và vận hành từ đầu năm 2022. Sau khi tiếp nhận, Phòng Hành chính - quản trị của Văn phòng Tỉnh ủy tiếp tục tập trung cao độ để rà soát, tổng hợp và nhập toàn bộ hồ sơ vào hệ thống. Hệ thống đã nâng cao năng suất, hiệu quả trong các hoạt động tại Văn phòng Tỉnh ủy, đổi mới phương thức làm việc theo hướng hiện đại và góp phần cải cách hành chính trong các cơ quan Đảng. Văn phòng Tỉnh ủy cũng trở thành cơ quan Đảng đi đầu của tỉnh trong ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động.

Ông Mai Phương Nam chuyên viên Phòng Hành chính - quản trị của Văn phòng Tỉnh ủy được giao nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo phòng về công tác tổ chức cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũng như tổng hợp báo cáo chung. Từ đầu năm 2022, những công việc này đã được ông Nam thực hiện thông qua hệ thống phần mềm quản lý hành chính.

Theo đó, toàn bộ cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ, công chức và người lao động đã được lưu trữ trên hệ thống. Phần mềm này còn có các tính năng báo cáo, thống kê cũng như đưa ra các dự báo. Nhờ đó, các thông tin có thể được tra cứu, quản lý một cách thuận tiện, đồng thời, dễ dàng tra cứu toàn bộ hay một phần dữ liệu khi cần.

Ông Mai Phương Nam chia sẻ: “Từ khi áp dụng phần mềm quản lý hành chính này trong công tác văn phòng, tôi nhận thấy phần mềm đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực, nhất là quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Việc truy xuất dữ liệu khi cấp trên yêu cầu được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn. So với phải tra cứu một lượng lớn hồ sơ giấy như trước, hệ thống phần mềm này đã giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để tra cứu, quản lý hồ sơ…”.

* Không ngừng nâng cao hiệu quả chuyển đổi số

Cũng theo ông Nam, hệ thống phần mềm còn có các tính năng mang tính chất dự báo như dự báo về nâng lương, chuẩn bị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại… Phần mềm còn có các tính năng quản lý kết quả đánh giá công vụ, quản lý thi đua - khen thưởng, sáng kiến kinh nghiệm, hệ thống hóa công tác tổ chức hành chính, quản lý khen thưởng một cách khoa học đảm bảo kịp thời, chính xác, chất lượng và bảo mật thông tin và số hóa các quyết định có liên quan từng lĩnh vực. Qua đó phục vụ hiệu quả công tác tham mưu, thông tin, phục vụ cũng như công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Tỉnh ủy.

Phó trưởng phòng Hành chính - quản trị, Văn phòng Tỉnh ủy Phạm Thanh Hà cho biết, để đáp ứng khối lượng công việc rất lớn và quan trọng đối với công tác quản lý hành chính, đặc biệt về công tác tổ chức cán bộ, việc ứng dụng công nghệ thông tin là một yêu cầu cấp thiết. Trên cơ sở đó, Phòng đã phối hợp với các đơn vị liên quan, tham mưu tổ chức thực hiện phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính tại Văn phòng Tỉnh ủy.

“Trong đó, để đảm bảo công tác quản lý dữ liệu hiệu quả, truy xuất thông tin nhanh, chuẩn xác, chúng tôi chú trọng 3 yếu tố quan trọng nhất. Thứ nhất, phần mềm đảm bảo tính hiệu quả cao với các trường dữ liệu liên quan sẽ đáp ứng các yêu cầu công việc về quản lý hành chính của Phòng. Thứ hai, công tác nhập liệu phải được duy trì, rà soát thường xuyên. Thứ ba, việc củng cố hồ sơ, sổ sách của cán bộ, công chức và bổ sung kịp thời các nội dung, thông tin liên quan để đảm bảo các trường dữ liệu tính đến thời điểm truy xuất dữ liệu cho ra kết quả đầy đủ và chính xác nhất” - ông Hà nhấn mạnh.

Mới đây, hệ thống phần mềm này đã đoạt giải nhì tại hội thi Sáng tạo kỹ thuật tỉnh Đồng Nai năm 2022.

Hải Quân